Мы проводили семинар-практикум для команды маркетинговых коммуникаций «Планирование проектов и управление заинтересованными сторонами».
В задачи сотрудников команды входит организация крупных мероприятий. Для подготовки проектов собирается команда. Количество людей в командах может быть от 10 до 50 человек. И марком – человек, который собирает команду проекта, составляет проектный план, управляет проектом, выступает для каких-то задач внутренним заказчиков, и ещё является исполнителем какой-то части задач.
В результате семинара-практикума каждый из участников получил набор методов и инструментов. Команда узнала об инструментах управления потоком проектов: методы приоритизации, способы синхронизации и обеспечения прозрачности. Научилась планировать и вести жизненный цикл проекта, создавать артефакты проекта.
В ходе практикума мы создавали прототипирование планирования на основе текущих проектов участников.
Все полученные знания и идеи коллеги смогли сразу применять на своих реальных проектах.
В команде нашей дирекции несколько отделов. Многие из сотрудников пришли к нам недавно. Часто сотрудники разных отдела выступают друг для друга внутренними заказчиками, а иногда все отделы являются исполнителями задач для бизнесов. Перед нами встала задача - наладить процессы и взаимодействие между собой, чтобы команда задействовала весь свой потенциал, и не тормозила в сложных проектах.
Благодаря семинару-практикуму удалось договориться о терминологии задач и проектов, о подходах к реализации и ключевых точках контроля задач. В результате команды стали использовать единый инструмент для синхронизации статусов задач и работы в едином информационном поле и формате.
Такой семинар стал продуктивным командообразующим мероприятием, так как стороны смогли услышать друг друга в безопасной среде и сразу конструктивно договориться об изменениях.
У нашей команды, которая делает много однотипных, но разнообразных задач, иногда появляются задачи, совершенно новые, которые никогда не решались ранее, и где заказчик не знает, как будет выглядеть решение. И здесь нам помогли методы, полученные на семинаре. Мы узнали о принципах подхода Agile и инструментария Scrum,обсудили, для каких задач они смогут нам подойти. Обсудили признаки кейсов, когда нет одного заранее известного решений, узнали о карте влияния на проект,и как управлять ожиданиями стейкхолдеров и снижать риски.
Семинар помог команде почувствовать себя уверенней с новыми нестандартными задачами и вооружиться инструментарием для их решения.
Благодаря консультации Кадрии по ценностному предложению и проработке карты эмпатии далось создать понимание нужного коммуникационного продукта для руководства компании. В результате были созданы разнообразные форматы текстов о компании, презентации о компании под разные задачи определенной длительностью и наполнением, уточнено архитипирование бренда.
Благодаря консультации Кадрии по ценностному предложению был создан и стал успешно применяться процесс регулярного планирования активностей для бизнес-подразделений. В него вошли такие этапы как ретроспектива сделанного, обсуждение приоритетов, вопросы и обсуждения будущих проектов, получение обратной связи участников. Этот процесс еще и положен на единый инструментарий для промежуточного информирования участников процесса. Бизнес-подразделение подтвердило удобство и ценность предложенного подхода.